Потрібно запропонувати письмово пояснити причини того, що сталося, — саме для цього і потрібна пояснювальна записка. Працівнику дають не менше двох робочих днів, щоб його підготувати. Якщо два дні минуло, а працівник так і не надав пояснень, про це складуть акт. Після цього можна карати.

Ненадання працівником пояснення не є перешкодою застосування дисциплінарного стягнення. Навіть якщо працівник у своїй пояснювальної не визнає провини, то це не буде основою для не застосування дисциплінарного стягнення, а також у разі відмови дати письмове пояснення.

Серед подібних причин найчастіше зустрічаються екстрені ситуації, необхідності допомогти по дому, дорожні пробки, легкі захворювання та. т. п. Слід зазначити, що переважна більшість директорів шкіл та педагогів позитивно сприймають пояснювальні записки, якщо їхня кількість не перевищує 1–2 на місяць.