При затвердженні документа посадовцем гриф затвердження складається зі слова СТВЕРДЖУЮ, найменування посади особи, яка затверджує документ, його підписи, ініціалів, прізвища та дати затвердження.

При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження складається зі слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади особи, яка затверджує документ, його підписи, ініціалів, прізвища та дати затвердження.

У першому рядку слово ЗАТВЕРДЖУЮ без лапок. У другій — найменування посади особи, яка затверджує документ. У третьому рядку — його власноручний підпис із розшифровкою. Відповідно до правил ГОСТ у реквізиті «Гриф затвердження документа» ініціали посадової особи треба вказувати перед прізвищем.

Гриф затвердження розташовують у верхньому правому кутку титульного листа або, за відсутності титульного листа, на першій сторінці документа. Документ може бути затверджений посадовою особою (посадовцями) або спеціально виданим документом.